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Dossier électronique du patient: étape par étape

D’ici au 22 avril 2022, tous les EMS devront pouvoir proposer un Dossier électronique du patient (DEP). L’AVALEMS résume dans cet article les étapes très concrètes qui doivent être menées pour remplir cette exigence légale fédérale.

Le Dossier électronique du patient (DEP) est un espace virtuel sécurisé sur lequel des données médicales sont stockées. Les professionnels de santé autorisés par le patient peuvent consulter ce dossier et/ou y ajouter des documents. La forme de la plateforme, les données qui peuvent être échangées, les normes de sécurité, les professionnels autorisés, etc. sont réglés au niveau national par la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) et ses ordonnances d’application.

 

Que doivent faire les EMS ?

Les EMS sont tenus d’ici au 22 avril 2022 au plus tard :

  • De s’affilier à une communauté de référence
  • Avoir entrepris les adaptations techniques et organisationnelles pour consulter et traiter les DEP de leurs résidentes et résidents.


Que doivent faire les EMS valaisans?

Les EMS membres de l'AVALEMS bénéficient de l'accompagnement de IT SLD Solutions. Cette entreprise informera chaque institution des démarches qui devront être effectuées en temps opportun et en fera une partie elle-même.

S'affilier à une communauté de référence

Il existe différentes communautés et communautés de référence reconnues au niveau fédérale. Le lecteur curieux retrouvera la liste à jour sur le site de ehealthsuisse. Pour cet article nous nous limiterons à l’exemple de Cara, la communauté de référence intercantonale qui réunit les cantons du Valais, Vaud, Genève, Jura et Fribourg.

 

L’affiliation à Cara est gratuite. L’EMS doit remplir un formulaire en ligne. Pour cela il doit disposer de deux choses :

  1. Un numéro GLN*
  2. Une liste des utilisatrices et utilisateurs de son institution à qui il souhaite donner accès au DEP.

 

*Numéro GLN de l’EMS

Le GLN est un numéro d’identification unique lié à un lieu géographique. Le numéro GLN de votre établissement se trouve sur le site refdata.ch (cliquez ici). Sélectionnez l’onglet « Recherche d’organisations (personnes morales) ». Si vous ne trouvez pas votre établissement ou si les données sont incomplètes ou inexactes, adressez-vous au médecin cantonal ou au pharmacien cantonal.


Définir les utilisateurs et les certifier

L’accès au DEP est nominatif. Cela veut dire que même si vous ouvrez un compte en tant qu’institution, vous devez ensuite indiquer qui dans l’institution aura le droit de se connecter. Vous ne pouvez pas rattacher des fonctions génériques (infirmier chef ou médecin répondant par exemple).

L’accès au DEP est réservé aux professionnels de la santé (médecins, infirmières-iers, etc.). Des auxiliaires peuvent cependant également y accéder, sur délégation. Vous pouvez par exemple choisir dans votre organisation d’ajouter un-e collaboratrice/teur de l’administration, sous la responsabilité (rattaché-e) à l’infirmier/ière chef-fe.

Chaque utilisateur doit aussi avoir un numéro GLN. S’il n’en n’a pas déjà, la demande peut être effectuée gratuitement en ligne sur le site de refdata.

Le lien pour les professionnels de la santé

Pour les auxiliaires, ils/elles doivent d’abord obtenir un swiss-rx-login (cliquer ici). Sur la plateforme swiss-rx-login ils/elles doivent sélectionner « Personne de profession médicale ou collaborateur/trice du domaine de la santé » et entrer leur adresse e-mail professionnelle. Une fois le swiss-rx-login obtenu, l’auxiliaire peut remplir le formulaire en ligne sur le site de refdata (cliquer ici).


Obtenir les identités numériques

Chaque utilisatrice ou utilisateur doit bénéficier d’une identité numérique.

Dans un souci de transparence, nous mentionnerons qu’il existe différents fournisseurs d’identité numérique reconnus ou en cours de reconnaissance. Le lecteur curieux trouvera la liste à jour sur le site de ehealthsuisse. Pour cet article nous nous limiterons à deux solutions : Health Info Net AG (HIN) et TrustID (ELCA).

 

L’identité numérique est personnelle et se paye annuellement. Deux possibilités pour l’obtenir :

  1. Soit le professionnel de la santé s’abonne lui-même
  2. Soit l’EMS achète un pack annuel de plusieurs identités numériques


Le collaborateur s’abonne

Cette option permet au professionnel de la santé de conserver son identité numérique, y compris si elle/il change d'employeur.

 

Démarche

Formulaire de contact pour TrustID (se trouve tout en bas de la page)

Formulaire de commande pour HIN (sélectionner "abonnement Soins & accompagnement  HIN)

 

Tarifs

En vigueur au moment de la rédaction de cet article et à titre indicatif.

HIN: CHF 60.- pour le raccordement, puis CHF 150.- par année.

TrustID: CHF 30.- pour le raccordement, puis CHF 30.- par année.

 

Suite

Le/La professionnel.le de la santé reçoit un courrier l'invitant à s'authentifier (voir fin du chapitre suivant).

 

L’EMS s’abonne

Avec cette méthode, c'est l'EMS qui achète un pack d'identités et qui peut les affecter à ses collaboratrices ou collaborateurs. L’avantage c’est que si un collaborateur inscrit quitte l’EMS, l’institution informe le fournisseur (TrustID ou HIN) et récupère l'abonnement pour inscrire un autre collaborateur (par exemple son successeur).


Démarche

Formulaire de contact pour TrustID (se trouve tout en bas de la page)

Formulaire d'inscription pour HIN (offre "Cabinet HIN Plus")

 

Tarifs

En vigueur au moment de la rédaction de cet article et à titre indicatif.

HIN: CHF 60.- de frais uniques par nouvelle identité, puis entre 112.- et CHF 150.- par année et par identité.

TrustID: CHF 30.- de frais uniques par nouvelle identité, puis CHF 30.- par année et par identité.

 

Suite

Une fois le formulaire complété, le ou les professionnels recevront chacune et chacun un courrier qui les invitera à s’authentifier par vidéo. Pour cela ils et elles devront se munir :

  • D’un document d’identité valable (permis de séjour ou carte d’identité)
  • De leur téléphone portable
  • De leur numéro de GLN
Finaliser l'inscription à Cara

Une fois que l’EMS a établi la liste des utilisateurs qui devront pouvoir accéder au DEP, que chacune et chacun a obtenu un numéro GLN et une identité numérique, la demande d’affiliation à Cara peut être complétée.

Lors de cette inscription, il vous sera demandé si vous souhaitez utiliser le service de transfert. Ce service gratuit de Cara, vous permettra d’échanger des données médicales entre institutions de santé, même lorsque la personne concernée n’a pas de DEP. Nous vous recommandons de cliquer « oui ».

Une fois le formulaire complété, il doit être imprimé, signé et retourné à Cara par e-mail ou par courrier.

Une fois l’affiliation à Cara confirmée, les utilisateurs annoncés recevront toutes et tous un e-mail personnel leur demandant de confirmer leur inscription et l’adresse avec laquelle ils souhaitent être connectés.

Utiliser le DEP

Une fois l’affiliation à Cara confirmée, les utilisateurs annoncés recevront toutes et tous un e-mail personnel leur demandant de confirmer leur inscription et l’adresse avec laquelle ils souhaitent être connectés.

Cette ultime étape effectuée, les utilisateurs peuvent désormais :

  • Consulter les dossiers des résidents qui ont un DEP ;
  • Ajouter des documents aux DEP des résidents qui en ont un ;
  • Echanger des documents sensibles avec d’autres professionnels de la santé via un canal électronique sécurisé.

Pour cela deux possibilités :

  • Soit les utilisateurs se connectent depuis le site internet de Cara ;
  • Soit ils consultent et importent les documents directement depuis Carefolio.

Pour pouvoir accéder au DEP depuis BESADoc, il faut ajouter à l’utilisateur la compétence professionnelle correspondante depuis le module de gestion des accès.

Lorsqu'un résident arrive

Avec le temps, de plus en plus de personnes posséderons déjà un DEP lorsqu’elles entreront en EMS. En attendant la stratégie d’inscription devra être définie dans chaque canton, avec par exemple des campagnes au sein des hôpitaux ou dans les pharmacies.

 

Lorsqu’un résident arrive et ne possède pas encore de DEP

L’EMS peut accompagner l’ouverture d’un DEP, mais la démarche demeure la responsabilité du résident ou de son représentant. Le dossier peut être ouvert depuis n’importe quelle communauté de référence reconnue (liste complète sur le site de eHealth Suisse). Nous vous proposons d’utiliser Cara, qui est la communauté de référence pour les Autorités valaisannes.

L’inscription se fait en ligne, depuis le site www.cara.ch ou via un formulaire papier. Une signature manuscrite sera demandée lors du processus ainsi qu’une identité numérique. La démarche, pas à pas, est expliquée sur le site de Cara. Tout comme les professionnels de la santé, une fois la demande d’inscription transmise, une authentification vidéo sera nécessaire. L’ouverture d’un DEP est donc un processus en plusieurs étapes.

 

Lorsqu’un résident arrive et possède déjà un DEP

Pour que l’EMS puisse consulter le DEP et y ajouter des documents, il faut que le résident l’autorise à accéder aux données. Cette démarche ne peut pas être réalisée par l’EMS, c’est le résident (ou son représentant) qui doit se connecter au DEP et activement faire la démarche depuis son compte. 

Une fois que le résident a donné à l’EMS les droits d’accès à ses données, l’EMS peut retrouver son dossier, par exemple en utilisant la fonction de recherche dans BESADoc.

Résumé des étapes et planning

Les EMS doivent, légalement, être prêts le 22 avril 2022.

Une fois encore: les EMS valaisans peuvent attendre d'être contactés par IT SLD Solutions, qui réalisera les démarches pour eux ou avec eux en temps opportun.

 

Impact technologique

Aucune préparation particulière. Le DEP est accessible sur internet ou via BESADoc.

 

Impact financier direct

L’EMS et les professionnels de la structure désignés pour accéder au DEP doivent bénéficier d’une identité numérique certifiée. Les prix et modèles varient en fonction des fournisseurs mais il s’agit en principe d’abonnements annuels dont le coût varie entre CHF 20.- et CHF 150.- par personne. On recommande en principe d’avoir au moins deux personnes de la structure qui peuvent accéder au DEP (pour éviter les lacunes notamment lors de vacances ou autre absence).

 

Impact temporel en amont

Il s’agit de définir la liste des professionnels qui seront certifiés. Effectuer les démarches de certification (y compris l’authentification par vidéo). Compléter et finaliser l’inscription en ligne. Techniquement cela peut être réalisé dès à présent, mais stratégiquement, puisque les premières données des hôpitaux seront entrées dès le mois de septembre 2021 une inscription en amont semble moins intéressante.

Avalems

Verein der Walliser APH (AVALEMS)
Avenue de la Gare 29
Postfach 91
1951 Sitten


027 / 323 03 33

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Montag bis Donnerstag
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14.00 - 16.00 Uhr
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